Wat is TCO, waarom het nuttig is, en hoe bereken je de Total Cost of Ownership van je webshop?

Voorafgaand aan het selecteren en kopen van een e-commerce-oplossing, moet er eerst een grondig inzicht zijn in de kosten van het platform, van begin tot eind. Hoewel dat voor de hand liggend lijkt, is een veelvoorkomende valkuil voor organisaties dat ze niet precies begrijpen wat dat inhoudt, inclusief mogelijke verborgen, doorlopende en alternatieve kosten.

Dit is waar de totale eigendomskosten (TCO) om de hoek komen kijken.

Zoals gedefinieerd door Investopedia, zijn de totale eigendomskosten de aankoopprijs van activa plus de exploitatiekosten. In wezen kijkt TCO naar het grotere plaatje om de werkelijke kosten van elke aankoop gedurende de levensduur ervan te ontdekken, van implementatiekosten tot ondersteunings- en onderhoudskosten.

Aangezien meer dan 80% van de door Forrester ondervraagde bedrijven aangeven dat ze een TCO-analyse van drie tot vijf jaar nodig hebben voordat ze een oplossing aanschaffen, is TCO als maatstaf al snel een must-have geworden voor bedrijven — en het wordt steeds duidelijker waarom.

TCO is een vaak weinig belicht en onderschat aspect van e-commerce. Ontwikkelings- en acquisitiekosten worden doorgaans het meest gefactureerd, omdat ze essentieel zijn voor het stimuleren en genereren van inkomsten.

Het begrijpen van TCO vereist echter diepgaande inzichten en operationele planning om te ontdekken waar kosten kunnen ontstaan en hoe deze je bedrijf kunnen beïnvloeden, zowel op korte als op lange termijn.

De voordelen van TCO kunnen je op verschillende manieren beïnvloeden, waaronder:

Evalueer de ROI.

TCO-berekeningen kunnen bedrijven helpen hun rendement op investering (return on investment; ROI) te evalueren, evenals een andere ondergewaardeerde maatstaf, rendement op geïnvesteerde tijd (return on time invested; ROTI).

Elk van deze statistieken is uiterst waardevol voor organisaties, omdat het de winstgevendheid van elke investering of onderneming benadrukt.

Begrijp verborgen/doorlopende kosten.

Verborgen, lopende en indirecte kosten kunnen een bedrijf belemmeren als je niet begrijpt wat ze zijn en waar ze vandaan komen. Veel zijn niet voor de hand liggend en kunnen uiteindelijk de winstgevendheid belemmeren.

Een van de, zo niet de belangrijkste, mogelijkheden van TCO is om deze kosten bloot te leggen, zodat je een glimp kunt opvangen van je werkelijke financiële situatie.

Helpt bij het kiezen van het juiste platform.

Bij het kiezen van een e-commerceplatform is het cruciaal om te weten waar verborgen kosten kunnen liggen en hoe deze je bedrijf kunnen beïnvloeden. Veel bedrijven vinden het niet erg om je de aankoopkosten te laten zien, maar als het op de kern aankomt, kan het moeilijker zijn om duidelijke antwoorden te krijgen.

Door prioriteiten te stellen en TCO voor drie, vijf of tien jaar te berekenen, weet je welke vragen je moet stellen.

Bij het berekenen van TCO zijn er twee hoofdgebieden waarop je je moet concentreren: initiële kosten en doorlopende kosten.

Initiële kosten.

Initiële kosten, vaak kapitaaluitgaven genoemd, dekken wat er nodig is om een product of oplossing aan te schaffen en te implementeren. Het gaat om uitgaven zoals:

Ontwikkeling

Niet alle platforms vereisen een ontwikkelingsproces, bijvoorbeeld als je een closed source SaaS-oplossing kiest. Als je echter een open-sourceplatform selecteert, worden er de nodige extra kosten in rekening gebracht om de oplossing aan te schaffen en te implementeren.

Ontwikkeling omvat doorgaans processen en kosten, zoals een analyse van de bedrijfskosten, audit, ontwerpintegraties en architectuurstructurering.

Integraties

Een van de grootste obstakels bij de aanschaf van nieuwe software is uitzoeken hoe je deze kunt integreren met huidige en bestaande oplossingen.

Integratie, van ERP-programma's (Enterprise Resource Planning) tot CRM-oplossingen (Customer Relationship Management), is vereist en kan al snel uitdagend en kostbaar blijken te zijn.

Als initiële kosten vinden integraties over het algemeen plaats in de ontwikkelingsfase en hangt de prijs af van factoren zoals de complexiteit van de integratie en het aantal benodigde integraties.

Extensies/apps

Elk e-commerceplatform dat je beoordeelt, wordt geleverd met een unieke functieset — sommige hebben misschien precies wat je zoekt, terwijl andere slechts een fragment bieden.

Om functionaliteit toe te voegen, moet je mogelijk extensies of toepassingen gebruiken. Elk van deze zal zijn eigen prijsmodellen en betalingsmethoden hebben, waardoor consolidatie een potentieel gecompliceerd proces wordt.

Training

Elke keer dat je naar een nieuwe oplossing verhuist, is er waarschijnlijk een vereiste training. Deze zijn vaak behoorlijk uitgebreid en er zijn eindgebruikers uit verschillende afdelingen van je bedrijf bij betrokken. Inzicht in de trainingskosten is essentieel, vooral omdat training niet ophoudt bij de implementatie.

Training, van pre-launch tot post-launch, kan onbetaalbaar worden als je niet voorbereid bent.

Eenmalige opstartkosten

Voordat je je e-commercesite of -platform kunt gebruiken of lanceren, is er nog een laatste stap: installatiekosten. Installatiekosten zijn afhankelijk van de service en het platform dat je hebt gekocht en kunnen dingen omvatten zoals:

• Domeinnaamregistratie.

• Templates.

• Serverconfiguratie.

• Integraties.

• E-mail instellen.

Doorlopende kosten.

Doorlopende kosten, ook wel operationele kosten of uitgaven genoemd, hebben betrekking op de terugkerende vergoedingen en lasten die gepaard gaan met het onderhouden van een softwareoplossing. Dergelijke kosten omvatten:

Softwarelicentie

In de digitale wereld van vandaag worden licentiekosten voor e-commerceoplossingen meestal in twee pakketten geleverd: alles-in-één of in abonnementsvorm. Sommige open-sourcesoftware adverteren zichzelf als gratis, hoewel er vaak verborgen kosten of functies achter een ondernemings- of bedrijfsplan zitten.

Software op abonnementsbasis is in sommige opzichten onvoordelig voor organisaties, maar ze moeten het goed in de gaten houden. Abonnementskosten kunnen een bedrijf besluipen omdat ze in verschillende pakketten zitten.

Transactiekosten

Transactiekosten zijn een andere kosten die bedrijven kunnen verrassen, vaak opgenomen als onderdeel van een licentieovereenkomst. Ze vinden plaats elke keer dat er een transactie wordt gedaan, wat betekent dat een deel van de inkomsten die je bedrijf genereert, wordt gedeeld met de platformdistributeur.

Bovendien, als je van plan bent om betalingsgateways van derden, zoals PayPal, Square en Stripe, te gebruiken, wordt je mogelijk nog een transactiekostenpost in rekening gebracht, waardoor er nog minder overblijft.

Marketingkosten

In de moderne e-commercesfeer is marketing essentieel voor succes en groei op de lange termijn, of het nu gaat om SEO-gestuurde processen, contentmarketing of brede e-mailcampagnes.

Marketing is een doorlopend, consistent proces, van evenementen tot vakanties en groeiprogressie. Het adequaat kunnen meten van marketingkosten is van onschatbare waarde voor moderne bedrijven.

Onderhoud

Het onderhouden van een e-commerceplatform is vergelijkbaar met het onderhouden van een auto. Hoe goed je er ook voor zorgt, er zullen onvermijdelijk onvoorziene kosten, afschrijvingen, garantie-updates en zelfs functionaliteitsverliezen zijn.

Veel e-commerceproviders bieden onderhouds-, ondersteunings- en upgradepakketten aan bij de eerste aankoop, hoewel deze vaak gepaard gaan met tijdsbeperkingen en limieten. Om een gezond, groeiend platform te garanderen, is onderhoud van cruciaal belang — en kosten waarvan je je bewust moet zijn.

Klantenservice

Net zo zijn ondersteuningskosten een steeds belangrijker aspect van elk e-commerceplatform. Er zijn echter verschillende ondersteuningsopties beschikbaar, van betaalde services tot 24/7 chatondersteuning.

Zorg er bij het selecteren van een e-commerceplatform voor dat je de details van de ondersteuning bekijkt en of er een extra kostenpost is voor eventuele abonnementskosten.

Onverwachte kosten

Zoals bij elke aankoop, moet je er rekening mee houden dat je uiteindelijk waarschijnlijk kosten en vergoedingen zult tegenkomen die je niet had verwacht, of het nu gaat om consultaties, contractaankopen of zelfs oplossingspecifieke inhuurkosten.

Aangezien bij 43% van de e-commerceoplossingen de werkelijke eigendomskosten hoger zijn dan voorspeld door TCO-modellen, is het van cruciaal belang om een buffer toe te voegen aan elk budgetplan dat je maakt, om jezelf meer bewegingsruimte te geven in het geval van onvoorziene gebeurtenissen.

De totale eigendomskosten zijn niet het allerbelangrijkste voor organisaties, en er moeten daarbuiten statistieken zijn die helpen bij het nemen van beslissingen over aankopen.

Het doel van elk TCO-project zou moeten zijn om te helpen inzicht te krijgen in de kosten op korte en lange termijn die vaak worden gemist, en om je in staat te stellen te identificeren waar wijzigingen kunnen worden aangebracht en welke wegen je moet vermijden.

Door de TCO van een e-commerceoplossing te begrijpen, kunnen bedrijven uiteindelijk beter begrijpen wat de toekomst in petto heeft en de levenscyclus van een oplossing beter voorspellen.